مدیریت زمان برای افراد پرمشغله
امروزه مدیریت بهینه زمان ، برای بسیاری از قشرها ، مانند کارفرمایان ، کارمندان ، دانشجویان و حتی خانه داران ، دردسری بزرگ محسوب می شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت کافی برای انجام کارها ، شکایت می کنند .
اولویت بندی در کارها ، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است ؛ به این معنا که بعضی از کارها را باید اول انجام داد و بعد به کارهای دیگر پرداخت .
هدف های خود را تعیین ، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت بندی کنید . حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی ، برای اجرای این اهداف است .
بهره بری از زمان و آگاهی در این زمینه ، در هر یک از ما به طرز چشم گیری متفاوت است . کارهایی را که در طول روز انجام می دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی ، انگیزه ، توانایی ها ، مهارت ها و دیگر منابع در دسترس دارد . بررسی « الگوهای زمانی» که در خلال آنها به انجام کارها می پردازیم ، در واقع ، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است .
زمان اوج بازدهی را مشخص کنید
منظور از زمان اوج ، همان ساعت هایی است که فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و کارایی اش بالاست . ساعت بیولوژیکی (ساعت زیستی) بدن که تأثیر بسزایی برروی عملکرد فرد دارد ، در هر یک از ما متفاوت است .
به طور کلی ، می توان افراد را به سه گروه تقسیم کرد ؛ دسته اول در ساعت های آغازین بامداد ، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا ، کارها را انجام می دهند .
دسته دوم در ساعت های واپسین ، بعدازظهر ، بسیار پرکارند و بازدهی کارشان در آن ساعت ها بیشتر از مواقع دیگر است .
آخرین گروه ، شب زنده داران هستند که نیمه های شب را بهترین موقع برای انجام دادن کارها می دانند . پیش از هر چیز ، شما باید زمان اوج کاری خود را معین کنید و آن را به کارهای سخت تر یا افکار خلاق خود اختصاص دهید .
زمانی برای دیگران
در طول یک هفته یا گاهی در طول یک روز ، باید زمانی را برای دیگران منظور کنید ؛ برای مثال ، خودتان را به جای یک مدیرعامل در نظر بگیرید . در این صورت ، باید بخشی از زمان را برای خانواده و همکاران کنار بگذارید .
همچنین سعی کنید تا حد امکان ، عوامل بازدارنده یا اتفاق هایی را که موجب وقفه در کار می شوند ، کاهش دهید ؛ به ویژه هنگام ساعت های اوج کاری تان . در واقع ، گاهی می توان کار دو ساعت را در یک ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده ، انجام داد .
تجزیه و تحلیل مشکلات
آیا می توانید با « تعادل» از زمان خود استفاده کنید ؟ زمان ما در یک روز ، میان کار به عبادت ، استراحت و تفریح ، تقسیم می شود . تعادل به این معناست که باید زمان کافی برای انجام کارهای بیرون ، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی ، خواب ، استراحت و فعالیت هایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید .
آیا نیاز اصلی شما ، قبول کردن محدودیت زمان است ؟ یقیناً در بعضی از دوره های زندگی ، زمان کافی برای انجام هر کاری که دلمان می خواهد نداریم . این نکته ، به ویژه برای خانواده هایی که بچه های کوچک دارند و افراد مجردی که باید کارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند ، حائز اهمیت است .
آیا زمان کافی برای پرداختن به امور شخصی تان دارید؟ گاهی اوقات ، زمانی را که باید صرف امور شخصی و کارهایتان بکنید ، اولویت پیدا می کند . شما به زمان احتیاج دارید ؛ تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید .
برای حفظ سلامت روان ، به سرگرمی ها و کارهای مورد علاقه تان بپردازید . توانایی خود را در « نه گفتن» ، بالا ببرید و رابطه ای شفاف با دیگران برقرار کنید . برای « نه گفتن» ، باید تمرین کرد . به خاطر داشته باشید که نه گفتن و نپذیرفتن یک کار ، می تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن کاری مهم تر باشد .
هدف گذاری کنید
برای استفاده بهینه از زمان ، نخست باید برروی اهدافتان متمرکز شوید . تمام اهداف اعم از شخصی ، کاری ، اجتماعی ، خانوادگی و مالی ، مهم هستند و رسیدن به آنها ، نیازمند زمان است .
زمان شما چگونه تلف می شود؟
با یادداشت کردن زمان هایی که به بطالت و بیهودگی می گذرند ، به مدت چند روز ، به درستی متوجه خواهید شد که زمان را چگونه از دست می دهید . این جدول زمانی به شما کمک می کند تا با برنامه ریزی برای اوقات کار و فراغت ، استفاده بهتری از زمان ببرید . اغلب مردم هنگامی که متوجه می شوند « چقدر» از زمانشان صرف کارهای بی اهمیت شده ، بسیار متعجب می شوند . شما احتمالاً پی خواهید برد که ساعت های معینی در روز و روزهای معینی در هفته ، سرتان بسیار شلوغ است . با کمک برنامه ریزی ، می توان این روزهای شلوغ را مدیریت کرد ؛ برای مثال می توان زمانی را که برای فعالیت های دیگر در نظر گرفته ایم ، به طور موقت کاهش دهیم .
عوامل هدر دهنده زمان
وجود بعضی از عوامل هدر دهنده زمان را می توان در همان جدول زمانی پیدا کرد . تلفن ، میهمان سرزده ، جلسات ، ایمیل های غیرکاری ، تأخیرانداختن کارها ، ندانستن این که کار بعدی چیست و خرت وپرت های اطرافمان ، از رایج ترین عواملی هستند که وقت ما را تلف می کنند . بی نظمی ، نداشتن اولویت در انجام کارها ، اهمال کاری ، تماشای بیش از اندازه تلویزیون ، یا بیش از حد درگیر جزئیات کارهای روزمره شدن ، از دیگر عواملی هستند که ما بدون آن که متوجه شویم ، موجب اتلاف وقتمان می شوند .
برای خودتان برنامه زمانی بنویسید
یک برنامه زمانی هم می تواند نمایی خلاصه از کارهایی باشد که می خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از کارها با تمام جزئیاتشان است اغلب مردم در یک زمان نمی توانند برروی تمام برنامه ها فعالیت ها و اهدافشان متمرکز باشند بنابراین آنها را روی کاغذ بنویسید و فهرست های متفاوتی از برنامه هایتان تهیه کنید
آسان ترین راه برای نوشتن یک برنامه زمانی فهرستی از کارهای بزرگ و کوچکی است که باید انجام شوند این فهرست به تنهایی کافی است تا با یادآوری کارها در زمان آزاد شما را برآن دارد که انجامشان دهید
راه دیگر برای داشتن یک برنامه زمانی نوشتن کارهایی است که باید به صورت زنجیره ای انجام دهید در این فهرست باید توالی زمان نیز رعایت شود شما باید تصمیم بگیرید کدام کار مهم تر است و به انجام آن بپردازید و بعد به سراغ کارهای دیگر بروید
سومین نوع جدول زمانی برنامه ای است با تمام جزئیات این برنامه هم دربرگیرنده ترتیب کارهاست و هم زمان تقریبی برای تکمیل آنها را دراختیارتان می گذارد مزیت این برنامه این است که شما را وادار می کند تا با دقت بیشتری به ساعت های روز و روزهای هفته نگاه کنید و تصمیم های بهتری بگیرید که منطبق با اهمیت کارهایتان است به یاد داشته باشید که اگرچه در آنها برنامه ریزی کمی دشوار و وقت گیر است اما سرانجام بیش از آن چه انتظار دارید از اتلاف وقتتان جلوگیری می کند
اجرای برنامه زمانی
هیچ برنامه زمانی ای معجزه نمی کند و همیشه عوامل بازدارنده و مشکلات وجود دارند به هر حال یک برنامه زمانی که از قبل تنطیم می شود به شما کمک می کند تا وظیفه خود را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقت تان کمتر تلف شود از قبل برای روزهایی که کارهای زیاد و سخت دارید برنامه ریزی کنید
ابتدا به انجام دادن کارهای تکراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن کاری ضروری زمان لازم را در اختیار داشته باشید
استراتژی های مدیریت زمان
جدا از یک برنامه زمانی که برای خودتان نوشته اید استراتژی های مدیریت زمان نیز می توانند بسیار مفید باشند هر روز فهرستی از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید و آنها را به ترتیب اهمیت شان انجام دهید
همیشه یک دفترچه یادداشت و یک تقویم جیبی همراه داشته باشید و از آنها برای نوشتن فهرست کارهایی که باید انجام شوند و ثبت زمان قرارهای ملاقات استفاده کنید
از زمان انتظار به نحو احسن استفاده کنید در این فاصله می توانید به انجام کارهای خانه مطالعه نوشتن نامه یا فهرست خرید پرداخت به این زمان ها که باید منتظر باشید مانند یک هدیه نگاه کنید نه زمانی تلف شده
تا حد امکان اجازه ندهید کارهایی را که برایشان برنامه ریزی نکرده اید برنامه ریزی شما را مختل سازند تلفن هایی را که مربوط به شما نیست جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج کاری تان مزاحمتان شوند
اگر می خواهید دوستانتان با شما تماس بگیرند ساعت خاصی را برای آنها تعیین کنید دوستان منطقی این موضوع را می فهمند و به خواست شما احترام می گذارند
سعی کنید در منزل نیز مانند اداره منظم و با برنامه باشید نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد می تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بکاهد
در یک زمان، فقط برروی یک چیز متمرکز شوید و تمام توان خود را متوجه کاری کنید که در دست دارید عواملی را که در کارتان وقفه ایجاد می کنند حذف کنید و وقتتان را صرف فکر کردن به تمام کارهایی که باید انجام دهید نکنید
به یاد داشته باشید که ?? درصد دستاوردهای شما هم در زندگی تان و هم در کارتان تنها حاصل ?? درصد از فعالیت هایی است که انجام می دهید پس می توان آنها را بهبود بخشید از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف گذاری، اولویت بندی هدف ها و معرفی فعالیت هایی که در راستای نیل به این اهداف به شما کمک می کنند، استفاده کنید در واقع، مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد تا هوشمندتر کارکنید؛ نه سخت تر.