مدیریت زمان با ده فرمان
حداکثر استفاده از حداقل زمان
لابد دور و بر شما هم آدم هایی هستند که آنها را به خاطر تمرکز و تاثیرگذار بودن و شور و اشتیاق شان تحسین می کنید . تحسین شان می کنید که نبض زندگی شان دست خودشان است و انگار همه چیز را در محیط کار و زندگی شان تحت کنترل دارند ، احتمالا برای شما هم این سوال پیش آمده که آنها چگونه می توانند همیشه کار درست را در زمان مناسب انجام دهند ، در حالی که خیلی ها سخت کار می کنند و باز هم برای کامل کردن کارشان باید تقلا کنند ؟ واقعیت این است که خیلی ها با این مشکل دست به گریبان اند . خیلی ها پرکاری بیش از حد دارند و در عین حال ، استرس دارند و احساس می کنند زندگی شان از کنترل خارج شده . می گویند حلال همه این مشکلات یک چیز است : مدیریت زمان !
برخی از مهم ترین نکاتی را که باید درباره مدیریت زمان دانست ، با هم مرور می کنیم ...
برای اینکه زمان تان را درست مدیریت کنید لازم است اطلاعات و آگاهی هایی از اهداف تان داشته باشید . واقف بودن به هدف هایتان به شما کمک خواهد کرد که چه کارهایی را در اولویت قرار دهید .
مدیریت زمان با به وجود آوردن برنامه ای که برای شما کار می کند و نه برای دیگران ، شما را پشتیبانی می کند . این برنامه شخصی به شما قابلیت بررسی چیزهایی را می دهد که برای شما بسیار مهم هستند .
مدیریت موفقیت آمیز زمان یعنی مشخص کردن اولویت ها و برنامه ریزی فعالیت ها . برای این منظور ، یکی از مهم ترین توصیه ها این است که موقعیت های غیرممکن ایجاد نکنید ؛ یعنی در دام پرکاری گرفتار نشوید . سعی نکنید تمام وقت کار کنید و تمام وقت تان را پر کنید . از وقت تان برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید نه شکست .
اولویت ها را مشخص کنید. کارهایی که در اولویت هستند را مشخص کنید و هر کاری را که لازم است انجام دهید تا در آن موفق شوید و اگر لازم شد مدت زمان انجام کارهایی که اهمیت کمتری دارند را کاهش دهید.همواره مدیریت با برنامه ریزی همراه بوده است. از لیست ها برای تنظیم اولویت ها استفاده کنید. کارهایتان را برنامه ریزی کنید و میزان پیشرفت تان را اندازه بگیرید، طبق لیست هایی که برایتان خواهم گفت.
یک تقویم هفتگی درست کنید . آن را راهنمای بودجه زمانی خود بسازید . درس ها ، کارها ، تفریحات ، برنامه های تلویزیونی مورد علاقه تان و غیره را لیست کنید . کارهایی که مقدم هستند را در بهترین زمان هایی که می توانید انجام شان دهید ، برنامه ریزی کنید . انعطاف پذیر باشید . برنامه تان را طوری تنظیم کنید که در صورت لزوم بتوانید تغییراتی در آن ایجاد کنید . برنامه تان را همیشه همراه داشته باشید و در اغلب اوقات به آن سر بزنید . اگر موثر نبود آن را عوض کنید . ( نکته اساسی : کارتان را برنامه ریزی کنید ، سپس برنامه تان را اجرایی کنید . )
همه کارهایی را که امروز می خواهید انجام دهید ، بنویسید . وظایف شغلی تان یا تکلیف مدرسه تان یا هر موضوعی که حتما باید انجام دهید . خریدهایتان و حتی تلفن های شخصی تان را هم یادداشت کنید . این یک لیست یادآوری است . از آن برای تنظیم اولویت های روزانه و کم کردن تصمیم گیری و نگرانی ها استفاده کنید . اگر وقت تنگ است آیتم هایی که وقت گیر هستند را به لیست بلندمدت تان اضافه کنید .
هر روز صبح این لیست را بازنویسی کنید . برای کمک به تمرکز روی کارهایی که باید انجام دهید آن را تجسم کنید . این لیست همچنین مقیاسی برای اندازه گیری موفقیت روز به روزتان به حساب می آید . کارهایی که با موفقیت تمام شان کردید را چک کنید و برای هر موفقیت خودتان را تشویق کنید .
لیست شماره ? شامل اهداف و دیگر چیزهاست . این مرحله می تواند شامل یک یا دو لیست ، لیست ماهانه یا لیست بلندمدت باشد . اهداف تان و کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید : بعد از یک ماه یا یک سال می خواهید موفق به انجام چه کاری شده باشید ؟ یا چه چیزی لازم دارید که بخرید ؟ از این لیست برای نگهداری و ادامه انجام تعهدات تان استفاده کنید . اگر نگران بعضی مسایل هستید آن را نیز در این لیست قرار دهید . هدف این لیست ، پیشرفت در رسیدن به هدف هایتان و آزاد کردن ذهن تان برای تمرکز روی امروزتان است .
از آشفتگی و حواس پرتی بپرهیزید . زمان گران بهاست . هنوز خیلی از افراد زمان شان را به دلیل دنبال کردن بعضی از عادت هایشان از دست می دهند ، عادت هایی چون :
تعلل و طفره : کارهای مهم تان را تعطیل می کند .
تغییر و سردرگمی : نداشتن تمرکز و دقت روی یک کار .
مدیریت بحران : گیج و مستأصل بودن به خاطر بحران های به وجود آمده معمول . وقتی برای انجام کارهای روتین نیست .
تلویزیون ، تلفن و دوستان : همه آنها راه هایی هستند برای انجام ندادن کارها .
موانع روحی روانی : کسالت ، روپاپردازی ، استرس ، قصور و کوتاهی ، عصبانیت و فشارهای عصبی باعث کم شدن تمرکز می شوند .
بیماری : مریض شدن همانا و بر باد رفتن برنامه همان .
...
در همه موارد بالا، اولین قدم ، تشخیص مشکل و شناسایی آن و حل آن برای پیشرفت است . از لیست اولویت ها برای تمرکز کردن استفاده کنید . سعی کنید زمزمه های درونی تان مثبت باشد . برای دوری از آشفتگی ، محلی ساکت برای انجام کارهایتان پیدا کنید و یک پیام گیر تهیه کنید .