مدیر زمان خود باشیم
امروزه مدیریت موثر بر زمان مهارتی است که همگی ما بدان نیازمندیم . مدیریت زمان و برنامه ریزی درست و مناسب برای استفاده از زمان نه تنها ارزشمند است ، بلکه به عنوان یک ضرورت برای موفقیت در کار و حرفه هر فردی محسوب می شود . در واقع مدیریت موفق زمان هنگامی امکان پذیر است که اهداف روشن و بخوبی تعریف شده باشد .
در این حالت شما می دانید که به کجا می خواهید بروید و در نهایت به چه نتایجی دست می یابید . هدفگذاری پیش شرط لازم و کلید مدیریت زمان موفق است . شخصی که اهداف آگاهانه و هوشمندانه دارد ، نیروهای خود را در راستای فعالیت هایش هدایت می کند .
قاعده بیست هشتاد
در مدیریت زمان افراد برای رسیدن به هدف خود لازم است قاعده بیست هشتاد را در نظر داشته باشند ، چرا که طبق این قاعده ، از کل مسائلی که در زندگی با آن دست به گریبان هستیم تنها بیست درصد آنها دارای اهمیت می باشند که هشتاد درصد از موفقیت ما در گرو همین بیست درصد است . پس لازم است که این مسائل را شناسایی کرده و برای آنها اولویت خاصی را در نظر بگیریم .
برای مدیریت زمان یاد بگیرید که به بعضی از کارها بگویید « نه» !
همه ما باید قبول کنیم که قادر به انجام هر کاری نیستیم و این موضوع را باید جدی گرفت ، چرا که در هر شغلی احتمالا کارهای بسیاری برای انجام دادن وجود دارد که نیاز به نوعی خلاقیت و نوآوری ذاتی دارد . هم از نظر مقدار و هم از نظر اولویت شما مجبورید به بعضی از کارها « نه» بگویید ، چرا که اگر شما عادت کنید که بی چون و چرا هر خواسته ای را بپذیرید ، شخصی ضعیف به نظر خواهید آمد و در نتیجه بیشتر از سهم خودتان ، کار بر سرتان می ریزد . بنابراین در اینجا تعادل و زمانبندی ، نکات اصلی اند . قبل از پذیرش هر کاری باید ابتدا فکر کنید . همیشه دلایل زیادی برای « بله گفتن» وجود دارد ، مثلا شما نمی خواهید دیگران را برنجانید یا می خواهید هر کاری که باشد را انجام دهید و غیره و در این مورد تقریبا همه ما نقاط ضعفی داریم . بایستی تصمیم بگیریم که با دیگران جدی باشید چرا که «نه گفتن» یک صرفه جویی کننده اساسی زمان است .
اولویت گذاری را فراموش نکنید
در مدیریت زمان ، اولویت گذاری به معنی تصمیم گیری است . این که کدام وظیفه دارای حق تقدم زیادی است و کدامیک در اولویت دوم است و این که کدامیک دارای کمترین اولویت است . در واقع وظایف با اولویت زیاد بایستی در ابتدا انجام شوند .
با اولویت گذاری کارهایتان براساس اهمیت ، شما مطمئن می شوید که :
ابتدا روی کارهای مهم تمرکز می کنید .
در صورت لزوم ، براساس ضرورت و فوریت روی وظایف کار می کنید .
در یک زمان دقیقا روی یک وظیفه متمرکز می شوید .
در برنامه ریزی زمان ، با کارها به صورت موثرتری برخورد می کنید
کمال گرایی در انجام همه کارها لازم نیست
برخی از افراد در مورد انجام حتی جزئی ترین کارها عادت به کمال گرایی دارند ، اما حقیقت این است که رسیدن به کمال به وقت زیاد نیاز دارد و در هر حال ممکن است همیشه خیلی هم لازم نباشد که برای بی عیب و نقص بودن هر کار جزئی ، وقت زیادی صرف شود . بایستی با تمام وجود مطمئن شوید آنچه که باید در حد کمال انجام شود به طریقی صورت گیرد که دستیابی به آن راحت هم باشد .
کارهایتان را مطابق با آهنگ بیولوژیکی خود انجام دهید
در مورد منحنی فعالیت خود به یاد داشته باشید که بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح اتفاق می افتد و این سطح از فعالیت مجددا در باقی روز به دست نخواهد آمد .
بعد از ظهر و به طور مشخص بعد از ناهار معمولا دوره عدم فعالیت و رکود شروع می شود اگر چه بعضی از افراد تلاش می کنند با خوردن قهوه غلیظ بر این سستی غلبه کنند .
در مدیریت زمان مهم آن است که آهنگ نوسانات و تغییرات روزانه خودتان را معلوم کنید و بتوانید برنامه ها و کارهای پیچیده و دشوار خود را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید . در طی زمان که انرژی شما رو به کاهش می گذارد ، شما نبایستی برخلاف آهنگ بیولوژیکی خودتان کاری انجام دهید .
اگر شما از افرادی هستید که ملاقات کنندگان زیادی دارید برای استفاده موثر از زمان می توانید موارد زیر را امتحان کنید :
تا حد امکان بر تعیین وقت قبلی پافشاری کنید .
به آنها پاسخ بدهید ، اما قرار وقت دیگری برای دیدارشان بگذارید .
به خاطر داشته باشید ، شروع نکردن گفت وگو آسان تر از قطع کردن سریع آن است .
در صورت لزوم ارتباط موثر برقرار کنید تا سوال ها و شک و تردیدها را کاهش دهید .
تعیین کنید که چه مطالبی باید به صورت کتبی درآید و به دیگران هم اطلاع دهید .
حتما محدوده زمانی تعیین کنید .
مهم تر از همه این که بیشتر مواقع « نه» بگویید . شما بدون این که بی ادب باشید می توانید قاطع باشید .
مدیریت زمان اثربخشی زمانی اتفاق می افتد که :
افراد اوقاتشان را برای امور مهم صرف کنند نه فقط برای مسائل ضروری و فوری .
افراد بتوانند مسائل مهم را به وضوح از مسائل ضروری جدا نمایند .
هنگامی که لازم است به افراد « نه» بگویند و برای این پاسخ منفی خود دلیلی داشته باشند تا احساس گناه نکنند .